Blog Single

04 Mei

Asisten Manager Front Office – Hotel Job Description

Tugas Umum Asisten Manager Front Office

  1. Asisten Manager Front Office mengawasi dan memimpin karyawan di bagian Front Office operasional sehari-hari di bawah pengarahan Manager Front Office untuk mencapai tujuan, penampilan dan standard kualitas yang ditetapkan oleh hotel.
  2. Asisten Manager Front Office juga mewakili management hotel dalam menangani areal tugas yang telah ditentukan dihotel selama masa tugasnya dan juga melaksanakan tugas tambahan lainnya yang diberikan oleh General Manager, Room Division Manager, serta Front Office Manager sebaik dan setepat mungkin sesuai dengan kebijakan hotel.
  3. Memberikan saran dan pendapat kepada Manager Front Office dalam hal pelatihan karyawan, penerimaan karyawan baru, pergantian karyawan, peningkatan jabatan bagi karyawan dan pemberhentian karyawan.
  4. Mengatur pemakaian peralatan di masing-masing bagian, mengatur jadwal kerja, pendistribusian informasi, kebersihan semua bidang, serta penampilan kerja karyawan.

Tanggung Jawab Utama Asisten Manager Front Office

  1. Mengarahkan pelaksanaan tugas yang diberikan kepada pengawas dan non-pengawas.
  2. Mampu mengidentifikasi kebutuhan akan pelatihan dan memastikan rencana pelatihan masing-masing bagian terwujud dengan sukses.
  3. Bertanggung jawab terhadap pelatihan karyawan dalam pemakaian dengan benar peralatan operasional dan secara konstant menginspeksi pemakaian semua peralatan serta memastikan bahwa peralatan yang rusak mendapat perbaikan.
  4. Mengambil tindakan dan menindak lanjuti semua keputusan, pertemuan depertemen, program dan jadwal yang diputuskan oleh Manager Front Office.
  5. Memastikan bahwa karyawan Front Office mengetahui semua fasilitas-fasilitas yang ada di dalam hotel untuk lebih membantu tamu.
  6. Memastikan keinginan tamu dapat terpenuhi dan peraturan perusahaan serta standard prosedur dilaksanakan dan dijaga.
  7. Mengawasi petugas Front Office untuk memastikan tamu-tamu memperoleh perhatian dengan baik.
  8. Melakukan inspeksi atas kamar kamar yang dialokasikan untuk tamu VIP serta melakukan pendataan dan komunikasi dengan tamu VIP yang masih berada di hotel.
  9. Selalu memeriksa secara acak kondisi kendaraan hotel, meja konter serta petugas bandara dan operator telpon dan membuat laporannya kepada Manager Front Office.
  10. Menerima dan memeriksa atas tuntutan atau keluhan dari tamu-tamu hotel, pengelola hotel, dari bagian lainnya kemudian membuat laporan kepada Manager Front Office.
  11. Mempertahankan standard serta disiplin yang benar dalam hal pakaian, kesehatan, seragam, penampilan, postur serta perangai personil Front Office.
  12. Memperhatikan dan mengawasi tugas-tugas Front Office seperti pembayaran dengan kartu kredit, pembayaran deposit, komisi tiket, permintaan taksi, penjemputan dari dan ke bandara, permintaan agar dibangunkan, pengawasan kunci, pemakaian kotak keamanan, serta prosedur keamanan dan keadaan darurat.
  13. Mempersiapkan laporan bulanan dalam menilai tugas-tugas peningkatan dalam hal standard, pencapaian, ketenagakerjaan dan biaya.
  14. Mengawasi dan menganalisa secara berkelanjutan biaya departemen selalu memperhatikan pencapaian.
  15. Menata, mengatur dan memastikan semua persiapan sebelum tamu VIP datang.
  16. Untuk membantu departemen memastikan dengan pengawasan dan pengecekan terus-menerus bahwa prosedur kantor dilakukan secara efisien, terutama kehilangan barang-barang, ketidakhadiran, dan inventaris.
  17. Mengawasi laporan perbedaan status kamar setiap hari.

Tanggung Jawab antar sesama Karyawan Asisten Manager Front Office

  1. Membantu Manager Front Office di dalam masalah yang berhubungan dengan karyawan seperti wawancara, evaluasi dan konsultasi.
  2. Mempersiapkan waktu dan jam kerja serta hari libur karyawan dengan memperhatikan standar produktifitas dan okupensi yang diproyeksikan.

Hubungan Asisten Manager Front Office

  1. Menyiapkan dan menjaga keefektifan hubungan karyawan.
  2. Memastikan komunikasi antar departemen, jaringan kerja dan kerjasama berjalan baik.
  3. Menginformasikan departemen lain tentang masalah-masalah yang berhubungan dengan Front Office, terutama bagian Housekeeping, Engineering, Food & Beverage, Sales dan Marketing serta Accounting.
  4. Membicarakan semua pekerjaan yang harus dikerjakan dengan Manager Front Office.
  5. Menghadiri pertemuan komunikasi harian.
  6. Berkordinasi dengan depertemen Tatagraha tentang jam kedatangan tamu, tamu-tamu yang meninggalkan hotel dan permintaan khusus.
  7. Menjaga terjalinnya komunikasi yang terbuka dengan Manager Front Office dalam semua masalah yang mempengaruhi departemen tersebut.

Pengganti & Misi Sementara Asisten Manager Front Office

  1. Mampu menggantikan Manager Front Office ketika berhalangan hadir.
  2. Menyelesaikan tugas dan proyek lain yang diperintahkan.
  3. Selalu siap melaksanakan tugas yang diberikan pada saat keadaan darurat seperti kebakaran, pemutusan arus listrik dan ancaman bom.
  4. Memacu untuk mendapatkan standar tertinggi dalam lingkungan kerja.

Related Posts