Blog Single

27 Apr

Front Office Manager – Hotel Job Description

Tugas Umum Front Office Manager

  1. Manager Front Office mengawasi, mengatur dan memimpin staf kantor depan dan memastikan operasional pada bagian yang dipimpinnya melakukan tindakan dan hasil sesuai dengan yang diharapkan, standar kualitas dan penampilan yang ditentukan oleh pihak hotel.
  2. Manager Front Office juga mewakili pihak manajemen dalam menangani area operasional yang ditentukan selama jam kerja dan melakukan tugas yang diberikan pimpinan utama, dan pimpinan divisi kamar dengan keahliannya dan seefektif mungkin sesuai dengan peraturan hotel.
  3. Manager Front Office memastikan keinginan tamu terpenuhi dengan baik yang dilihat melalui tingkat kepuasan tamu sebelum tamu pergi. Dia tidak membatasi diri hanya dengan tugas tugas yang ditentukan, tetapi secara terus menerus memperluas bidang tanggung jawabnya
  4. Manager Front Office harus terus menciptakan perubahan, perkembangan dan kemajuan yang baik untuk mendapatkan hasil yang maksimal .

Tanggung Jawab Utama Front Office Manager

  1. Melaksanakan pemeriksaan lapangan dan membuat laporan yang tepat
  2. Mengetahui dan melatih secara berkala semua prosedur situasi darurat
  3. Mampu menangani situasi darurat dan berkordinasi dengan pimpinan deprertemen lainnya dan melaporkan kepada Pimpinan Umum serta mengambil tindakan sesuai arahan Manager Room Division.
  4. Segala bentuk perjanjian dengan orang diluar hotel, seperti wartawan, polisi dan lain-lain, dalam peraturan hotel mengenai “Tindakan-tindakan tertentu yang terlarang” yang tertuang didalam buku panduan akan dilaksanakan tanpa perasaan sungkan, dan/atau tuntutan pertanggung jawaban atas nama hotel akan dilakukan. Hotel dan Tamu hotel harus dilindungi dari hal-hal yang memalukan.
  5. Mengatur, mengalihkan dan melakukan koordinasi atas aktifitas di kantor depan.
  6. Secara tetap awasi dan periksa semua staf di kantor depan dan pastikan kedisiplinan dan kesopanan benar-benar dijalankan.
  7. Menghadiri dan membuat rencana pertemuan yang diperlukan.
  8. Memberikan informasi kedatangan yang dibuat secara statistic dan setiap hari secara tepat
  9. Memastikan semua laporan malam diperiksa dan sudah benar sebelum didistribusikan.
  10. Memastikan laporan statistik kamar didistribusikan sebelum pukul 8 pagi setiap harinya.
  11. Pastikan pelaksanaan bagian telepon dilakukan dengan sama dan efisien
  12. Lakukan telepon secara acak setidaknya tiga kali sehari guna memastikan tingkat kesopanan.
  13. Pastikan setiap tamu diperlakukan dengan penuh kesopanan dan cepat
  14. Pastikan semua tamu yang sudah memiliki riwayat daftar permintaan didaftarkan.
  15. Pastikan semua kamar diberikan sesuai dengan permintaan pada saat pemesanan dilakukan.
  16. Pastikan jadwal kedatangan tamu sudah benar dan diperiksa untuk tidak terjadi penolakan bagi tamu yang serius ingin mengambil kamar walaupun belum melakukan pemesanan pada saat kamar penuh.
  17. Memastikan kamar yang terisi atau kotor tidak terjual kepada tamu yang lain.
  18. Memastikan pesan tamu sampai secepatnya oleh staf pembantu umum (bellboy).
  19. Memastikan semua fax yang datang dan telexes sudah didistribusikan termasuk Business Centre.
  20. Memastikan semua alat dan milik perusahaan di Front Office dipertanggung jawabkan dan buatkan laporan ke General Manager dengan tembusan ke accounting manager dan manager room division.
  21. Memastikan semua kunci kamar, kunci cadangan, dan kunci belakang dipertanggung jawabkan.
  22. Pastikan semua telepon masuk mendapat perhatian dengan cepat.
  23. Bekerja dengan semua aturan hotel untuk menciptakan sikap professional sebagai seorang staf hotel mewakilkan hotel kita.
  24. Mengajukan pengembangan di dalam operasional hotel dimana dia dapat melihat kesempatan-kesempatan dalam peningkatan pelayanan, kenaikkan pendapatan, kenaikkan kesejahteraan karyawan yang lebih baik dan kepuasan tamu.
  25. Memberi pengarahan dan pengawasan serta berkoordinasi dengan karyawan kantor depan mengenai tagihan, instruksi pembayaran, pembayaran di depan, potongan harga dan sebagainya untuk mengurangi tagihan yang bermasalah, tamu yang melarikan diri tanpa bayar, tagihan yang sulit dalam pembayaran dan pengurangan.
  26. Pastikan bahwa standar yang diharapkan dari seorang petugas hotel kepada tamu, pendatang dari luar, staf yang dihormati, komunitas lokal dan langganan hotel dijalankan dengan baik dan benar.

Tanggung Jawab antar sesama Karyawan

  1. Menangani semua permintaan dan tuntutan dengan cepat dan memuaskan tamu.
  2. Menangani secara cepat semua keluhan secara bijaksana dan diselesaikan untuk kepuasan tamu..
  3. Semua keluhan dan pujian dari tamu harus dicatat di log book.
  4. Merencanakan, melaksanakan dan menyerahkan pelatihan untuk Front Office berdasarkan tugas dan tanggung jawab karyawan dari waktu ke waktu.
  5. Pelatihan seharusnya dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan.
  6. Pelatihan harus dievaluasi dan ditindak lanjuti di lapangan pekerjaan.
  7. Berilah tanda atas kesulitan yang ada dalam pelatihan sebagai acuan untuk meningkatkan efektivitas pelatihan.

Hubungan Front Office Manager

  1. Manajemen memiliki hak untuk mengurangi, memberhentikan, dan / atau menambahkan pekerjaan lain jika dibutuhkan.
  2. Bina dan ciptakan tingkat komunikasi yang baik dengan Manager Front Office dari hotel lain pada satu kelompok.
  3. Memastikan komunikasi terjalin efektif antara front office dan juga dengan departemen lain untuk kepentingan profitabilitas hotel dan lingkungan kerja untuk semua staf.
  4. Bekerjasama dan berkomunikasi dengan semua kepala depertemen lainnya.

Pengganti & Misi Sementara

  1. Mewakili manajemen dalam menangani kelengkapan kamar penghargaan, dan keluhan
  2. Mewakili pihak pengelola dalam menangani keluhan tamu atau permintaan yang berhubungan dengan pelayanan di semua area operasional dan setiap keputusan akhir harus mengacu dan dikonfirmasi oleh pimpinan bagian yang terkait.
  3. Mewakili pihak manajemen dalam menangani situasi darurat

Related Posts